Comunicação para visibilidade do projeto
por Karen Novaes
Você sabia que a comunicação é uma das principais razões para o sucesso de um projeto? A comunicação eficaz e imparcial, cria uma ponte entre todos os envolvidos, conecta os ambientes culturais e organizacionais com diferentes níveis de conhecimento e perspectivas no acompanhamento do projeto.
Conforme o estudo The Essential role of communications (O papel essencial da comunicação) realizado pelo PMI (Project Management Institute) mostra que comunicações eficazes levam os projetos a serem mais bem-sucedidos, permitindo que as organizações se tornem de alta performance (completando uma média de 80% dos projetos no prazo, dentro do orçamento e cumprimento das metas propostas).
Para reduzir desvios na comunicação e posicionamento aos envolvidos, é realizado periodicamente a reunião de Status Report – com o time principal do projeto. No material apresentado, consta o resumo com: cenário atual, análises de riscos, cronograma, plano de ação entre outros de acordo com a necessidade de cada projeto.
Nós da ATAKAS, personalizamos o formato de material de Status Report conforme o perfil de cada cliente. Utilizamos técnicas específicas na elaboração dos nossos posicionamentos, priorizamos a imparcialidade das informações, organização, indicadores e planejado x realizado. Para facilitar o entendimento dos envolvidos, elaboramos recursos visuais como linha do tempo, gráficos e cores diferentes para cada status.
Existem situações que requerem uma tomada de decisão ou direcionamento rápido, para garantir que a comunicação seja ainda mais assertiva, nós da ATAKAS, elaboramos dois formatos de materiais para posicionamento: One Page (uma página) e o Quick Report (relatório rápido).
O One Page geralmente é utilizado em reuniões rápidas ou enviado por e-mail para a equipe, já o Quick Report é uma forma de comunicação que desenvolvemos a fim de tirar melhor proveito de um dos aplicativos de comunicação mais utilizados hoje em dia o WhatsApp. Por meio destes documentos, trazemos as principais informações atualizadas para posicionar os envolvidos, garantimos a comunicação, possibilitamos a visão geral do projeto e integração dos interessados.